Management Assistent

Over de vacature

Ben jij iemand die overzicht houdt in een drukke omgeving en structuur weet te brengen in volle agenda’s? Heb jij een scherp oog voor detail en weet je hectiek om te zetten in rust en efficiëntie? Wil je jouw organisatietalent inzetten op strategisch niveau, dicht bij de kern van een organisatie? Dan is deze rol op jouw lijf geschreven! Als Management Assistent ondersteun je het directieteam en de CEO in een dynamische fase van groei. Jij bent de spil die overzicht bewaakt, processen soepel laat verlopen en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarnaast geef je leiding aan het officeteam en draag je bij aan een prettige en professionele werksfeer.

• Beheren en efficiënt plannen van agenda’s van de CEO en het directieteam.

• Eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten van de CEO.

• Beheren van de mailbox van de CEO: filteren, prioriteren en opvolgen.

• Voorbereiden, notuleren en bewaken van actiepunten bij vergaderingen van directie en bestuur.

• Ondersteunen bij het opstellen van stukken en presentaties voor strategische overleggen.

• Overzicht houden op voortgang van strategische projecten en bijdragen aan uitvoering.

• Leidinggeven aan het officeteam en zorgen voor soepele facilitaire processen, inkoop en contractbeheer.

• Bewaken van bestuurlijke afspraken en processen, inclusief vertrouwelijke communicatie met bestuur en investeerders.

• Organiseren van interne en externe afspraken, evenementen en reizen.

• Meedenken over procesverbeteringen en deze helpen doorvoeren.

• Bijdragen aan een sterke organisatiecultuur door interne initiatieven te coördineren.

• Extern de organisatie vertegenwoordigen in netwerken of brancheorganisaties.

• Professioneel en gastvrij ontvangen van gasten en relaties.

Wat we zoeken

• Een ervaren ondersteuner die oplossingsgericht denkt, vooruitkijkt en rust brengt, ook in drukke periodes.

• Je schakelt moeiteloos tussen details en overzicht en weet wanneer doorgepakt moet worden.

• Je werkt zelfstandig, houdt van structuur en bent flexibel wanneer nodig.

• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

• Je brengt een positieve en professionele energie mee.

• Hbo werk- en denkniveau.

• Minimaal 5 jaar ervaring als Management Assistent, Personal Assistant of vergelijkbare rol.

• Ervaring met ondersteuning op directie- of bestuursniveau.

• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

• Ruime ervaring met MS Office en digitale planningssystemen.

• Beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week.

Wat je krijgt

• Een salaris tot €4.500 (o.b.v. 40 uur), afhankelijk van ervaring.

• Vrij op je verjaardag.

• Een inspirerende werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling.

• Een hecht team dat samenwerkt, lacht en elkaar ondersteunt.

• Toegang tot FiscFree: voordelig een fiets, sportabonnement of thuiswerkvoorzieningen.

• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en trainingen.

• Goede begeleiding met volop ruimte om je rol zelf vorm te geven.